Les étapes de construction d’une politique d’accueil
Par où commencer ? Grâce à ce plan en 4 étapes, vous disposerez d'un bon point de départ pour élaborer une procédure d'accueil agréable.
1. Créez des outils d'accueil complémentaires
- Établissez pour vous et vos collègues concernés par l’accueil une liste de contrôle "préparation à l'accueil" avec le matériel à commander et la documentation à imprimer préalablement, tels que : le projet d’accueil, le matériel de travail, les vêtements de travail, le badge ou le code d'accès, les outils...
- Rédigez une brochure d'accueil (*) avec les règles les plus importantes et des informations intéressantes sur l'entreprise. Il s'agit d'une ligne directrice utile lors du recrutement ou du premier jour de travail du nouveau collègue. Veillez à définir clairement ce que vous incluez dans votre brochure par rapport aux informations contenues dans le règlement du travail et mettez tout autre document supplémentaire dans un dossier d'introduction complémentaire à la brochure d’accueil.
- En collaboration avec le responsable, établissez un plan de formation contenant des informations sur les tâches et les compétences à acquérir. Ce plan assure un suivi pratique de la formation du nouveau collaborateur.
- Rédigez une check-list "Accueil" qui servira de guide pour un bref entretien de suivi avec les nouveaux arrivants après quelques semaines. Une bonne check-list d'accueil contient des informations spécifiques sur la sélection, le recrutement et l'accueil, ainsi que sur l'orientation et la formation reçues sur le lieu de travail.
2. Définissez le rôle de chacun :
- Désignez un(e) responsable de l'accueil. Il/elle supervise le processus d’accueil et ajuste la procédure si nécessaire. Il s'agit généralement d'une personne du service RH ou de la direction qui est communicative, accessible et disponible.
- En outre, le service du personnel fournit des informations pratiques et présente le nouvel arrivant aux personnes de confiance.
- Le supérieur hiérarchique direct donne des informations de base sur la fonction, les objectifs de la première période, le plan de formation et les modalités de suivi. Le responsable présente le collaborateur à l'équipe et sur le lieu de travail.
- Désigner le ou la collègue direct qui possède les connaissances techniques appropriées.
- Le conseiller en prévention explique les règles de sécurité et les mesures d'hygiène.
- Le parrain/la marraine s'occupe du suivi quotidien et du soutien général.
- Les représentants syndicaux expliquent leur fonctionnement (le cas échéant)
3. Communiquez et formez
Préparation et suivi des collègues concernés
- Informez à l'avance les collègues qu'un nouveau collaborateur commencera à travailler ce jour-là.
- Dans le département où il/elle travaillera, il est préférable de l’annoncer verbalement. C'est non seulement plus personnel, mais cela vous permet aussi de donner des informations ciblées et de répondre aux questions.
- Prévoyez un moyen d'annoncer officiellement les arrivées dans tous les service d'accueil .
- Assurez-vous que le service RH, le supérieur hiérarchique direct, le conseiller en prévention, le tuteur, le parrain et les représentants syndicaux (s'il y en a), connaissent leur rôle et assument leurs responsabilités. Prévoyez une formation si nécessaire (par exemple, le tutorat) et une consultation sur les outils disponibles et/ou à développer (les informations sur le plan de formation sont généralement fournies par le manager direct).
- Veillez à une bonne communication entre toutes les personnes impliquées dans l'accueil du nouvel arrivant, afin de pouvoir intervenir rapidement et efficacement en cas de problème.
Échanges avec le ou la nouvelle collègue
- Suivez la procédure d'accueil comme prévu et faites visiter le lieu de travail. Prévoyez suffisamment de temps pour laisser la personne apprendre à connaître ses collègues directs.
- Utilisez les outils disponibles (comme la brochure d'accueil) pour donner des informations importantes.
- Présentez longuement la personne au parrain/à la marraine.
- Concluez des accords clairs sur la formation et le suivi ultérieur.
4. Évaluez et ajustez
Demandez régulièrement l'avis de toutes les parties concernées afin d'affiner votre procédure d'accueil si nécessaire :- Les nouveaux arrivants eux-mêmes
- Le/la responsable de l’accueil
- le chef direct et la ligne hiérarchique
- le tuteur ou la tutrice
- les parrains/marraines
