Définir le plan d'action
Les 3 Moments clés qui peuvent être organisés en partie à l'avance :
1. Accueil et intégration des nouveaux arrivants
Lorsqu'un nouveau membre rejoint l'équipe, il est important de lui offrir un accueil chaleureux et une intégration en douceur.
Pour ce faire, un trajet formatif individuel peut inclure :
- Une familiarisation avec la culture de la structure : présenter la mission et le projet d’accueil, les valeurs et les normes, ainsi que les politiques et les procédures spécifiques.
- Un parrainage : assigner un parrain ou tuteur expérimenté pour offrir un soutien, des conseils et des encouragements personnalisés tout au long de la période d'intégration. Le tuteur est formé à cette mission.
- Des formations : identifier après un entretien les compétences à développer en participant à des formations.
Et pourquoi pas Imaginer aussi pour chaque nouvel arrivant un sac à dos de compétences attendues ou un ensemble de formations standards pour harmoniser les pratiques et implanter un langage commun au sein de l'équipe.
Afin de vous aidez dans cette étape importante, nous vous invitons à lire notre rubrique consacré à la politique d’accueil du nouveau personnel.
Vous trouverez ici un extrait de la brochure repère de l'ONE sur l'accueil des nouveaux collaborateurs ou encore la boite à outil des tuteurs sur tutorats.org.
2. Transition des postes ou prises en charge de nouvelles responsabilités
Lorsqu'un membre du personnel assume de nouvelles responsabilités ou change de poste, un trajet formatif individuel peut faciliter cette transition. Le trajet peut inclure
- Une formation centrée sur les nouvelles responsabilités : acquérir les compétences nécessaires pour réussir dans le nouveau rôle.
- Un accompagnement personnalisé centré sur le nouveau rôle : aider le membre du personnel à s'adapter à ses nouvelles responsabilités, à identifier les défis potentiels et à élaborer des plans d'action pour les surmonter.
- Un partage de bonnes pratiques : favoriser l'apprentissage par les pairs et renforcer la collaboration en multipliant les opportunités de partage de bonnes pratiques avec d'autres membres du personnel ou des mentors.
3. Préparation à la fin de carrière
Pour les membres du personnel approchant de la fin de leur carrière, un trajet formatif individuel peut jouer un rôle crucial dans leur transition.Pour eux, le trajet peut inclure :
- Une identification de problématique lié à l’âge : maux de dos, fatigue, irritation aux bruits…
- Une planification de la succession : assurer une transition en douceur et dans la continuité en invitant les personnes à participer à des programmes pour planifier la succession, identifier et former leurs successeurs potentiels.
- Une formation sur la transition vers la retraite : y compris des informations sur les prestations de retraite, la santé et le bien-être, ainsi que des conseils sur la planification financière et la gestion du temps libre.
Quelles priorités pour votre plan d'action ?
Après avoir constitué une vue d’ensemble de votre situation (vos objectifs, vos besoins en compétences, votre cadre budgétaire et vos échéances), c’est le moment de déterminer vos priorités de développement. Prioriser permettra d’allouer votre énergie, votre temps et vos ressources budgétaires de manière efficace et orientée résultats.
La pyramide des besoins en formation permet d'identifier les priorités en fonction de chaque type de formation et d'y attribuer les moyens correspondants :
A cette étape, il est primordial d’informer ou de concerter l’équipe. Cela permettra de désamorcer les éventuelles craintes et de dégager des priorités adaptées aux réalités du terrain.
Au niveau décisionnel, tout ne repose pas sur les épaules du pilote. Le plan de formation finalisé (incluant les priorités de formation) devra être validé par la direction et le PO (ou le CA), ainsi que par des représentants des travailleurs s’ils sont présents au sein de la structure (délégation syndicale, conseil d’entreprise, comité pour la prévention et la protection au travail).
Nous vous invitions à compiler vos priorités dans le tableau ci-dessous pour faciliter la communication :
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NOS PRIORITÉS DE DÉVELOPPEMENT |
POURQUOI EST-CE UNE PRIORITÉ ? |
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Exemple : |
Les formations en équipe sur site pour répondre aux besoins collectifs |
L’organisation des remplacements est très complexe et crée des tensions dans l’équipe |
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1e année |
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2e année* |
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3e année |
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4e année |
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5e année |
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* Après 2,5 ans, une première évaluation du projet plan de Formation peut mener à différents ajustements.
Quels objectifs spécifiques ?
Cette étape est cruciale car elle permettra d’une part de définir la cible, et d’autre part, de déterminer, lors de la mise en œuvre et de l'évaluation du plan de formation, si les objectifs sont atteints.
Plus les objectifs seront concrets et précis, plus ils seront accessibles car les actions mises en place seront davantage adéquates et pertinentes. Les objectifs doivent donc également être fixés dans le temps.
Un objectif peut parfois paraitre insurmontable, tel une montagne gigantesque. Toutefois, si cette montagne est découpée en plusieurs petits monts, elle en devient plus accessible. Dès lors, une fois découpé en petits objectifs, un défi qui apparaissait comme immense deviendra beaucoup plus accessible.
Quelles actions mettre en place pour concrétiser les objectifs ?
Les actions formatives sont souvent envisagées comme (l’unique?) piste d’action à des besoins identifiés. Pourtant, ce n’est pas la réponse à tout !
Il existe :
- différents niveaux d'actions
Où résumer votre plan d'actions ?
Vous avez déjà bien avancé dans votre réflexion avec votre équipe et vous avez déjà pas mal d'éléments en tête? Vous avez établis des priorités et des objectifs concrets pour chaque besoin identifié?
Vous êtes maintenant prêt·e·s à structurer vos pensées dans un "plan d'actions" !
L'outil "Tableau récapitulatif des besoins et plan d'actions" vous permettra de:
- Faire émerger et lister l’ensemble des besoins identifiés, qu’ils concernent le lieu d’accueil, l’équipe, une partie de l’équipe ou une personne
- Amorcer un plan d’actions concret pour chaque besoin
- Amorcer une évaluation du plan d’action mis en place
- Servir de tableau de bord récapitulatif pour les aspects qualitatifs de votre plan de formation
