Un plan de formation : deux cycles indissociables
Derrière toute "démarche plan de formation" existe un double cycle qui représente les étapes du chemin que vous allez parcourir en construisant et en implémentant votre plan de formation.
- L’un porte sur le PROCESSUS PLAN DE FORMATION : 5 étapes concrètes élémentaires pour mettre en place un plan de formation
- L’autre porte sur la GESTION DU PROJET PLAN DE FORMATION : 5 actions nécessaires pour opérationnaliser humainement, logistiquement, financièrement chacune des étapes du processus et favoriser l’adhésion
Les deux cycles sont indissociables. Un cycle ne prévaut pas sur l'autre, la construction ou la mise à jour d’un plan de formation passe nécessairement de l’un à l’autre.
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Processus plan de formation
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Projet plan de formation
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- Action proposée : faire un état des lieux concerté de ses pratiques de formation et d’accueil, les analyser et en tirer les conclusions utiles afin de se mettre en action pour s'améliorer.
- Répond aux questions :
- Où en sommes-nous et que mettons-nous déjà en place ?
- Quels sont les défis et projets ? Les axes de développements potentiels ?
Avoir une vue, ne fut-ce que globale, sur les fonctionnements de son lieu d'accueil est un point de départ efficace pour démarrer son plan de formation. Il ne s'agit pas d'être d'emblée sur tous les fronts, mais plutôt de déterminer des priorités et avancer petit à petit.
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- Action proposée : définir les rôles et responsabilités de chaque acteur impliqué dans le projet (Pilote ? Comité de pilotage ? Travailleurs ?)
- Répond aux questions :
- Qui fait quoi ?
- Comment et quand organiser la concertation ?
Un plan de formation est une démarche à réaliser de manière collective, participative et concertée. Un des éléments clés pour la réussite d’un plan de formation est l’implication et l’adhésion de tous.
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- Action proposée : identifier et recenser les besoins individuels, collectifs et institutionnels
- Répond à la question : Quels sont nos besoins ?
Pour choisir ses actions formatives, il est important de connaitre ses besoins, à tous niveaux, et ce au regard des enjeux et défis institutionnels. En effet, ce sont les problématiques et projets du lieu d'accueil qui vont mettre en lumière les critères servant à déterminer les besoins.
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- Action proposée : définir pourquoi on met en place un plan de formation, à quoi on veut arriver, dans quels délais et avec quel budget
- Répond aux questions :
- Quels sont nos objectifs et projets, en lien avec nos enjeux stratégiques ?
- Quel est notre calendrier ?
- Quel est notre budget ?
Un plan de formation est toujours délimité dans le temps et budgétisé. Chaque plan de formation est donc un projet unique, puisque propre à une institution, ses travailleurs et sa période donnée.
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- Action proposée : déterminer les réponses à apporter à ces besoins et prioriser au regard des objectifs fixés
- Répond à la question : Comment répondre aux besoins identifiés ?
Choisir et planifier avec équité, cohérence et pertinence les modalités d'apprentissages à mettre en œuvre selon les objectifs et les priorités, mais aussi selon le temps et le budget à disposition.
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- Action proposée : établir un plan de communication pour veiller à informer, mobiliser, responsabiliser chaque acteur impliqué autour d’un projet commun d’amélioration
- Répond à la question : Que communiquer, à qui, quand, pour quoi et via quels canaux ?
Un plan de formation est un projet institutionnel, tout le monde est concerné. Il faut donc veiller à informer chaque travailleur via les canaux pertinents.
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- Action proposée : organiser les actions formatives et autres méthodes d’apprentissage déterminées (monitoring via un tableau de bord de suivi, organisation logistique…)
- Répond à la question : Comment opérationnaliser le plan d’actions ?
Les actions formatives choisies et validées doivent être mises en œuvre et monitorées de A à Z, quelle que soit la modalité d'apprentissage choisie, pour une optimisation du temps de travail passé en formation.
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- Action proposée : rédiger et faire valider le plan de formation
- Répond aux questions :
- Comment rédiger et communiquer le plan de formation ?
- Qui valide et comment ?
Un plan de formation nécessite des procédures claires, concertées, cohérentes et consultables par tous pour faire en sorte qu’il occupe une place structurelle incontournable dans l’institution.
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- Action proposée : intégrer les nouvelles compétences acquises ou développées dans la pratique via une concertation régulière
- Répond à la question : Comment implémenter durablement les nouveaux apprentissages dans la pratique de terrain ?
Une fois les actions formatives terminées, il est important de prévoir un temps de recul et de concertation pour déterminer un plan d'actions pour utiliser les nouveaux apprentissages. C'est ce plan d'actions qui permettra une intégration concrète et durable des nouveaux savoirs, savoir-faire et savoir-être dans les pratiques de terrain.
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- Action proposée : mener une évaluation à court et moyen terme et ajuster le projet
- Répond aux questions :
- Que peut-on améliorer ?
- Que faut-il ajuster ?
Un plan de formation est une démarche d'amélioration continue, il évolue cycle après cycle. Via l’évaluation, la boucle peut être bouclée entre les deux cycles. C'est pourquoi il vous est proposé de refaire un état des lieux (une photographie) sur base de la mise en œuvre des apprentissages, et d'ajuster et préciser le plan selon les besoins.
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Définition d'un plan de formation
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Un plan de formation consiste, comme son nom l’indique, à planifier la formation (toutes modalités confondues), sur une période donnée (exemple : les cinq prochaines années). Dans cette optique, il est donc possible de traduire « plan de formation » par « plan de développement des compétences » ou même « plan des apprentissages à long terme ».
Il sert à définir le "comment et pourquoi se forme-t-on dans son organisation" et sert d'outil de suivi et de gestion de la formation du personnel.
Il s’agit donc avant tout d’une démarche, d’un processus réflexif, mais qui va se matérialiser en un outil physique/numérique sur mesure une fois le plan de formation élaboré. En effet, le document récapitulatif de suivi qui va résulter de l’élaboration du plan de formation peut être considéré comme le « plan » de formation, au sens de plan d’actions décidé collectivement pour les x prochaines années.
Le plan de formation a pour objectif de déterminer une méthode d’identification des besoins en compétences et un plan d’action pour y répondre de façon adéquate, c’est-à-dire pertinente pour les besoins des personnes tout en répondant aux objectifs fixés et selon les ressources disponibles.
Pour répondre aux besoins en compétences, le plan de formation prévoit différents modes d’apprentissages (dont des formations) ainsi que le moyen de mettre en œuvre ces apprentissages dans la pratique.
Le plan de formation est un projet opérationnel de gestion et de développement des compétences en lien avec la vision stratégique de l’institution. Il aide l’institution à remplir ses missions, à atteindre ses objectifs et à relever ses défis (évolutions législatives, changement des pratiques, recrutement…).
Un plan de formation est toujours délimité dans le temps et budgétisé. Chaque plan de formation est donc un projet unique, puisque propre à une institution, ses travailleurs et sa période donnée.
Le plan de formation est une démarche à réaliser de manière collective, participative et concertée.
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Pourquoi mettre en place un plan de formation ?
Établir un plan de formation offre de nombreux avantages :
- Il soutient les enjeux, défis et développements du lieu d'accueil à court et à moyen terme
- Il favorise le questionnement et la réflexivité de chacun sur ses pratiques professionnelles et leurs approfondissements
- Il crée des liens entre les demandes des individus et le projet d’accueil, et aussi avec d’autres dispositifs de développement liés à l’institution
- Il permet de (re)centrer les apprentissages sur le service aux bénéficiaires et permet de renforcer la qualité de l’accueil tout en veillant à l’épanouissement des travailleurs
- Il favorise le partage des acquis des formations à l’équipe, ainsi que l’utilisation concrète de ces apprentissages sur le terrain
- Il permet de garder des traces de tout l’historique d’apprentissage et des compétences présentes au sein du lieu d'accueil
- Il permet d'assurer plus d'équité et de cohérence en comblant des besoins en compétences identifiés plutôt qu'en offrant des formations à qui le demande. Le plan de formation met chaque collaborateur à « égalité » par rapport à la formation en tant que droit et obligation
- Il fédère et (re)mobilise les membres de l’équipe autour d’un même projet de développement et d’amélioration
- Il permet de mieux recenser, analyser et anticiper les besoins en compétences
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Qui est concerné ?
Même si les obligations légales portent sur les fonctions d’accueil principalement, la formation est destinée à tous les membres de l’institution sans exception. Chaque collaborateur a un rôle à jouer au niveau du projet d’accueil, et ce quelle que soit sa fonction, son service, son niveau hiérarchique, son ancienneté, son niveau de diplôme, son temps de travail...
La formation fait partie intégrante des enjeux de chaque institution. La société évolue, les pratiques évoluent, l’institution doit évoluer elle aussi. Chacun est amené à remettre en question ses pratiques, ses acquis et à mener une réflexion sur ses besoins et développements potentiels.
Le plan de formation inclut donc les différents services que peut compter un milieu d’accueil : le personnel d’accueil, la direction, la logistique, l’encadrement, l’administratif…
