Plan de formation : un projet et un processus

Explications du double cycle derrière tout plan de formation

Un plan de formation : deux cycles indissociables

Derrière toute "démarche plan de formation" existe un double cycle qui représente les étapes du chemin que vous allez parcourir en construisant et en implémentant votre plan de formation.

  • L’un porte sur le PROCESSUS PLAN DE FORMATION : 5 étapes concrètes élémentaires pour mettre en place un plan de formation
  • L’autre porte sur la GESTION DU PROJET PLAN DE FORMATION : 5 actions nécessaires pour opérationnaliser humainement, logistiquement, matériellement, financièrement chacune des étapes du processus et favoriser l’adhésion

Double cycle de la démarche plan de formation

Les deux cycles sont indissociables. Un cycle ne prévaut pas sur l'autre, la construction ou la mise à jour d’un plan de formation passe nécessairement de l’un à l’autre.

Processus plan de formation

Photographies :

  • Action proposée : faire un état des lieux concerté de ses pratiques de formation et d’accueil, les analyser et en tirer les conclusions utiles afin de se mettre en action pour s'améliorer.
  • Répond aux questions :
    • Où en sommes-nous et que mettons-nous déjà en place ?
    • Quels sont les défis et projets ? Les axes de développements potentiels ?

Avoir une vue, ne fut-ce que globale, sur les fonctionnements de son lieu d'accueil est un point de départ efficace pour démarrer son plan de formation. Il ne s'agit pas d'être d'emblée sur tous les fronts, mais plutôt de déterminer des priorités et avancer petit à petit.

Identification des besoins :

  • Action proposée : identifier et recenser les besoins individuels, collectifs et institutionnels
  • Répond à la question : Quels sont nos besoins ?

Pour choisir ses actions formatives, il est important de connaitre ses besoins, à tous niveaux, et ce au regard des enjeux et défis institutionnels. En effet, ce sont les problématiques et projets du lieu d'accueil qui vont mettre en lumière les critères servant à déterminer les besoins.

Plan d'actions :

  • Action proposée : déterminer les réponses à apporter à ces besoins et prioriser au regard des objectifs fixés
  • Répond à la question : Comment répondre aux besoins identifiés ?

Choisir et planifier avec équité, cohérence et pertinence les modalités d'apprentissages à mettre en œuvre selon les objectifs et les priorités, mais aussi selon le temps et le budget à disposition.

Mise en œuvre :

  • Action proposée : organiser les actions formatives et autres méthodes d’apprentissage déterminées (monitoring via un tableau de bord de suivi, organisation logistique…)
  • Répond à la question : Comment opérationnaliser le plan d’actions ?

Les actions formatives choisies et validées doivent être mises en œuvre et monitorées de A à Z, quelle que soit la modalité d'apprentissage choisie, pour une optimisation du temps de travail passé en formation.

Intégration dans les pratiques :

  • Action proposée : intégrer les nouvelles compétences acquises ou développées dans la pratique via une concertation régulière
  • Répond à la question : Comment implémenter durablement les nouveaux apprentissages dans la pratique de terrain ?

Une fois les actions formatives terminées, il est important de prévoir un temps de recul et de concertation pour déterminer un plan d'actions pour utiliser les nouveaux apprentissages. C'est ce plan d'actions qui permettra une intégration concrète et durable des nouveaux savoirs, savoir-faire et savoir-être dans les pratiques de terrain.

Projet plan de formation

Casting :

  • Action proposée : définir les rôles et responsabilités de chaque acteur impliqué dans le projet (Pilote ? Comité de pilotage ? Travailleurs ?)
  • Répond aux questions :
    • Qui fait quoi ?
    • Comment et quand organiser la concertation ?

Un plan de formation est une démarche à réaliser de manière collective, participative et concertée. Un des éléments clés pour la réussite d’un plan de formation est l’implication et l’adhésion de tous.

Mise en route :

  • Action proposée : définir pourquoi on met en place un plan de formation, à quoi on veut arriver, dans quels délais et avec quel budget
  • Répond aux questions :
    • Quels sont nos objectifs et projets, en lien avec nos enjeux stratégiques ?
    • Quel est notre calendrier ?
    • Quel est notre budget ?

Un plan de formation est toujours délimité dans le temps et budgétisé. Chaque plan de formation est donc un projet unique, puisque propre à une institution, ses travailleurs et sa période donnée.

Communication :

  • Action proposée : établir un plan de communication pour veiller à informer, mobiliser, responsabiliser chaque acteur impliqué autour d’un projet commun d’amélioration 
  • Répond à la question : Que communiquer, à qui, quand, pour quoi et via quels canaux ?

Un plan de formation est un projet institutionnel, tout le monde est concerné. Il faut donc veiller à informer chaque travailleur via les canaux pertinents.

Rédaction et validation :

  • Action proposée : rédiger et faire valider le plan de formation
  • Répond aux questions :
    • Comment rédiger et communiquer le plan de formation ? 
    • Qui valide et comment ?

Un plan de formation nécessite des procédures claires, concertées, cohérentes et consultables par tous pour faire en sorte qu’il occupe une place structurelle incontournable dans l’institution.

Évaluation et ajustements :

  • Action proposée : mener une évaluation à court et moyen terme et ajuster le projet
  • Répond aux questions :
    • Que peut-on améliorer ?
    • Que faut-il ajuster ?

Un plan de formation est une démarche d'amélioration continue, il évolue cycle après cycle. Via l’évaluation, la boucle peut être bouclée entre les deux cycles. C'est pourquoi il vous est proposé de refaire un état des lieux (une photographie) sur base de la mise en œuvre des apprentissages, et d'ajuster et préciser le plan selon les besoins.