Les descriptions de fonction

		Écrire un descriptif de fonction
Source  de descriptif de fonction :	- l'ONE	Pour les MAE Pour les coordinateurs ATL
	- Centre de vacances.be	Pour les fonctions en centre de vacances
	- École de de devoir .Be	Pour les fonctions en école de devoir

Ce document décrit :

• la mission du métier
• les responsabilités et rôles qui en découlent
• les tâches concrètes principales à réaliser
• les compétences clés nécessaires pour remplir la mission et les tâches décrites

Attention, bien que la description de fonction exemplifie la mission par des tâches clés, elle n’est pas l’endroit où trouver une liste exhaustive de toutes les tâches qu’englobe une fonction. Le travail de détailler et d’éventuellement se distribuer toutes les tâches se fait en équipe avec des outils de gestion d’équipe spécifiques.

Il est donc utile de créer par institution son propre descriptif de fonction maison qui reprend les missions interne de chaque poste et les spécificités de sa structure afin de refléter l’image de la culture de votre institution.

Les descriptions de fonction peuvent permettre d’identifier des besoins en compétences, qu’ils soient individuels, collectifs ou institutionnels.

Elle permettra de réfléchir aux différents postes de travail pris séparément, mais aussi de les articuler avec les autres et de les cadrer dans l’institution prise dans son ensemble.

 Plusieurs utilisations sont possibles :

Source compétentia :

Un cadre de la relation entre un·e travailleur·euse et l’institution

En clarifiant ce qui est attendu du·de la travailleur·euse, la DF détermine les rôles et responsabilités de celui·celle-ci dans la fonction qu'il·elle est amené·e à occuper. En ce sens, elle précise le contrat de travail et ce que l’organisation peut attendre du·de la travailleur·euse.

La DF n’est pas obligatoire, mais elle est fortement recommandée. Elle peut être annexée au contrat de travail.

Lors de l’accueil d’un·e nouvel·le travailleur·euse, prendre le temps de la parcourir ensemble est un élément de sécurisation ; cela permet de vérifier que l'ensemble des contours de la fonction ait bien été compris.

Par ailleurs, si vous vous lancez dans l’écriture ou l’adaptation de descriptions de fonction, il est souhaitable de consulter les équipes. En effet, ce sont les professionnel·le·s eux·elles-mêmes qui sont les plus à même de pouvoir identifier le contenu des DF. Ils·elles ont une connaissance approfondie des fonctions en terme de missions, de tâches et de compétences requises. 

Enfin, la DF est un outil de prévention des risques psychosociaux : elle peut concerner les relations interpersonnelles et l’organisation du travail, qui constituent généralement des facteurs importants de risques psychosociaux.  Elle permet ainsi de prévenir ou d'objectiver les rôles et responsabilités, les sur ou les sous-charges de travail.

C’est donc dans l’optique de favoriser un climat social serein que la concertation sur les DF est recommandée. Prévoir leur validation dans les organes de concertation interne, s’il y en a, facilitera leur acceptation par tous. 

Un·e travailleur·euse inscrit·e dans un collectif

La DF permet de donner du sens à ce que l’on fait individuellement – mais aussi collectivement – dans l’organisation, en le raccrochant à un ensemble plus large : l’organisation entière. Chaque personne, lors de son engagement, reçoit une mission spécifique, qui s’intègre dans la mission générale de l’institution et s’articule avec celles de ses collègues au sein des différentes équipes ; mais aussi avec les réseaux et les partenaires de l’institution (dans le secteur non marchand, l’objet social des organisations est en effet souvent orienté vers des causes solidaires et altruistes). 

Un outil interconnecté

La description de fonction structure également tous les grands processus RH. Définissant les compétences nécessaires à l’exercice de la fonction, elle sert de fil rouge dans la mise en place des procédures de recrutement, de mobilité, de licenciement – ainsi que dans l’établissement des indicateurs d’évaluation et des besoins en formation. Concrètement, c’est à partir de cette DF que vous pourrez rédiger une offre d’emploi et établir des critères de recrutement. 

Des points d’attention et de recommandation

Les DF sont à l’image de votre organisation : utilisez donc un format, un vocabulaire et des formulations qui correspondent à ses réalités.

N’oubliez pas que les DF ne sont pas uniquement des outils de ressources humaines, mais aussi, et avant tout, des documents pratiques que les travailleur·euse·s doivent pouvoir s’approprier, et qui doivent donc être lisibles ! Cela peut passer par une visualisation graphique, à l’aide d’une mind map par exemple.

• Longueur

Évitez les descriptions de fonction trop longues et les listes interminables de tâches ou de compétences : deux pages suffisent souvent. 

Autre option : un format « administratif », et un autre à destination des collègues, « sexy » et joliment mis en page ! Cependant, veillez à fournir à tout le monde la même construction de DF, et à ce que tous les éléments se retrouvent dans les deux présentations ! 

• Durée de vie 

Un des objectifs de la DF est d’assurer une stabilité en donnant une vision globale de la fonction. Ce document ne change donc pas selon les personnes qui entrent ou sont déjà dans la fonction. La DF est relativement fixe puisqu’il s’agit de définir les éléments permanents liés à un poste. 

• Fonction propre

La DF reste un outil central de gestion des compétences, mais elle ne doit pas être confondue avec d’autres outils d’organisation du travail ou être utilisée pour ce qu’elle n’est pas. 

Elle n’est pas un document fonctionnel pour :

• définir la liste précise des tâches quotidiennes de chaque poste ;
• répartir les tâches entre les collègues ;
• amener de façon détournée un système d'évaluation (si elle est liée à l'évaluation, mieux vaut l'annoncer explicitement que le cacher) ;
• justifier un licenciement.

Rappels et conseils divers :

• Évitez de nommer les gens : dans la DF, on parle de fonctions. Ce sont les personnes qui correspondent au profil nécessaire à la réalisation de l’objectif poursuivi par la structure, et non l’inverse !
• Consultez les personnes concernées : dans la collecte d'informations sur les fonctions, elles sont une source de premier choix. Elles auront souvent tendance à décrire les tâches qu'elles exécutent. Il sera important de réaliser un travail de traduction et de rédaction de la DF. 
• Faites relire vos DF par une personne extérieure : si elle comprend ce à quoi correspond le poste, votre formulation est bonne.
• Une DF qui ne reflète pas le travail effectué pourrait provoquer un effet inverse à celui escompté et conduire à une perte de confiance dans les outils proposés par la structure. La DF, dans ce cas, risque d’amplifier les zones éventuellement floues de l’organisation et de devenir une source de démotivation. 
• Une DF obsolète qui ne reflète plus la réalité du travail lié à l’exercice du métier ne sera plus l’outil de référence pour demander une formation, évoluer, évaluer, etc. Il convient donc, au moment où l'institution souhaite travailler sur une DF, de prévoir les moyens de révision ou de mise à jour régulière du descriptif, afin qu'il puisse évoluer avec l'institution elle-même.

Pour les petites structures :

La description de fonction n'est pas toujours utile au sein de structures plus petites dans lesquelles, par exemple, deux collègues se partagent la mise en place d’un projet. On lui préfèrera alors une répartition des rôles et des responsabilités.