Faire émerger les besoins
Identifier les besoins en compétences constitue une étape cruciale dans l’élaboration du plan de Formation. Elle concerne aussi bien les individus que les groupes d’individus et l’institution en tant que telle, et porte sur une période donnée.
Qui identifie les besoins en compétences ?
Il revient notamment au pilote du plan de formation d’identifier les besoins en compétences, de les analyser et d'accompagner la mise en place d’un plan d’action adéquat en vue de les combler.
Le pilote du plan de formation est aidé par plusieurs acteurs internes ou externes à l'institution (responsables d’équipe, tuteurs…).
Attention : tous les besoins ne sont pas des besoins en compétences et une action formative n'est pas toujours la solution. Un besoin identifié dans le cadre du projet plan de formation concernera donc peut-être d’autres personnes que le pilote du plan de formation : direction du PO, un membre du service RH…
3 moments clés dans un parcours professionnel à préparer
Un plan de formation efficace prend en compte le trajet formatif individuel en fonction de divers stades de carrière dans la structure, que ce soit pour les nouveaux arrivants, ceux qui changent de poste ou ceux qui se préparent à la fin de leur carrière. Ses 3 moments clés peuvent être préparés en partie à l’avance.
Accueil et intégration des nouveaux arrivants:
Lorsqu'un nouveau membre rejoint l'équipe, il est important de lui offrir un accueil chaleureux et une intégration en douceur.
Pour ce faire, un trajet formatif individuel peut inclure :
- Une familiarisation avec la culture de la structure : présenter la mission et le projet d’accueil, les valeurs et les normes, ainsi que les politiques et les procédures spécifiques.
- Un parrainage : assigner un parrain ou tuteur expérimenté pour offrir un soutien, des conseils et des encouragements personnalisés tout au long de la période d'intégration. Le tuteur est formé à cette mission. Le site Tutorats.org propose une série d'outils pour les tuteurs pour bien accueillir le stagiaire ou la stagiaire , certains d'entre eux peuvent être utilisé dans le cadre de l’accueil d'un nouveau collaborateur.
- Des formations : identifier après un entretien les compétences à développer en participant à des formations.
Imaginer aussi pour chaque nouvel arrivant un sac à dos de compétences ou un ensemble de formations standard pour harmoniser les pratiques et implanter un langage commun au sein de l’équipe. Vérifier pour chaque membre du personnel extrascolaire concerné (accueillant ou accueillante, responsable de projet) si l’obligation de se former endéans les 3 ans après l’engagement est effective (Décret ATL). Planifier les formations adéquates.
Transition de postes ou de responsabilités:
Lorsqu'un membre du personnel assume de nouvelles responsabilités ou change de poste, un trajet formatif individuel peut faciliter cette transition.
Le trajet peut inclure :
- Une formation centrée sur les nouvelles responsabilités : acquérir les compétences nécessaires pour réussir dans le nouveau rôle.
- Un accompagnement personnalisé centré sur le nouveau rôle : aider le membre du personnel à s'adapter à ses nouvelles responsabilités, à identifier les défis potentiels et à élaborer des plans d'action pour les surmonter.
- Un partage de bonnes pratiques : favoriser l'apprentissage par les pairs et renforcer la collaboration en multipliant les opportunités de partage de bonnes pratiques avec d'autres membres du personnel ou des mentors.
Préparation à la fin de carrière:
Pour les membres du personnel approchant de la fin de leur carrière, un trajet formatif individuel peut jouer un rôle crucial dans leur transition.Pour eux, le trajet peut inclure :
- Une identification de problématique lié à l’âge : maux de dos, fatigue, irritation aux bruits…
- Une planification de la succession : assurer une transition en douceur et dans la continuité en invitant les personnes à participer à des programmes pour planifier la succession, identifier et former leurs successeurs potentiels.
Comment faire émerger les besoins ?
Pour faire émerger les besoins en compétence, on vous propose de faire :
- Émerger les besoins en compétence individuel
- Émerger les besoins de l’institution
Les besoins individuels et besoins collectifs ne sont pas contradictoires.
La matrice de identification des besoins est un bon moyen pour identifier quels outils utiliser pour qui et ou pour quoi :
* source atelier compétentia : "traduire les besoins en compétences à acquérir"
Où recenser vos besoins identifiés ?
Nous vous proposons d'utiliser l’outil intitulé « Tableau récapitulatif des besoins et plan d’action ».
Objectifs de cet outil ?
- Faire émerger et lister l’ensemble des besoins identifiés, qu’ils concernent le lieu d’accueil, l’équipe, une partie de l’équipe ou une personne
- Amorcer un plan d’actions concret pour chaque besoin
- Amorcer une évaluation du plan d’action mis en place
- Servir de tableau de bord récapitulatif pour les aspects qualitatifs de votre plan de formation
