Le pilote du plan de formation

Le pilote du plan de formation, le responsable de la formation

Qui est-ce et quelle est sa place dans le lieu d'accueil ?

Pilote du plan de formationLe rôle du pilote du plan de formation est de « stimuler et de coordonner les initiatives de formation dans sa structure, en intégrant les besoins en compétences individuels, collectifs et institutionnels. Concrètement, son rôle est d’élaborer, en concertation avec l’ensemble des travailleurs, un plan de formation qui met en lumière les besoins en compétences et concrétise les dispositifs pédagogiques appropriés ».[1]

La fonction du pilote du plan de formation est, actuellement, rarement formalisée au sein des lieux d’accueil. Dans la plupart des cas, la personne endossant ce rôle occupe également d’autres fonctions : direction, responsable de projet, encadrement psycho-médico-social…

"Pilote du plan de formation" fait donc davantage référence à un rôle, à une responsabilité, à une mission, qu’à une personne en tant que telle. Dans tous les cas, il est utile de reconnaître la fonction dans une description de fonction spécifique.

Dans le cas où la fonction est exercée par une autre personne que la direction, il est crucial de définir la mission, les responsabilités et redevabilités :

  • Quelle est sa mission, à quels résultats doit-il parvenir, que doit-il mettre en place ?
  • Quel est le cadre décisionnel dans lequel la fonction s’inscrit ? Qui sont les autres acteurs et leurs rôles (direction, comité de pilotage, délégation syndicale) ?
  • A qui le pilote doit-il « rendre des comptes » et sur quels aspects ?
  • Quels sont les éléments qui doivent être validés par une autre personne/un autre groupe, et quand ?

Comment créer un contexte favorable pour le pilote du plan de formation ?

Certains facteurs peuvent légitimer et soutenir la "démarche plan de formation" et ainsi faciliter le travail du (futur) pilote :

  • Le soutien et l’implication de la direction et du Pouvoir Organisateur (ou Conseil d’Administration) dans la démarche, chacun dans son rôle respectif.
  • Le soutien opérationnel apporté par un comité de pilotage ou un groupe de travail impliqué et disponible.
  • L’affectation d’un temps de travail pour le pilote et la possibilité de se former pour cette fonction. Sans ça, le plan de formation restera un projet "en plus du reste". Cette affectation se formalise logiquement via un avenant au contrat de travail en précisant le volume du temps de travail dédié à cette fonction avec un descriptif de la fonction en annexe.
  • Un cadre décisionnel bien défini, où les missions et responsabilités de chaque acteur, ainsi que leurs interactions, sont claires et acceptées par tous.
  • Le "mandat" donné au pilote pour gérer l’ensemble des aspects du projet. Cela légitimera son travail (c’est une fonction à part entière !) et facilitera son interaction avec l’équipe. Il est préférable que la personne ait souhaité cette fonction, qu’elle se soit proposée. Par ailleurs, il est indispensable de communiquer explicitement ce mandat à toute l’équipe.
  • La concertation sociale, si votre institution dispose d’organes de représentation des travailleurs, la concertation doit être maintenue en veillant à ne pas « vider » ces organes de leurs compétences légales (analyse du plan pluriannuel, prévention des risques socio-professionnels…) via la mise en place du comité de pilotage du plan de formation. La concertation sociale est un réel soutien à la mise en place du plan de formation, il est important de définir un cadre de travail avec des moments de concertation réguliers.
  • La communication, dès le lancement du projet « plan de formation », à l’ensemble de l’équipe, en vue d’apaiser les éventuelles craintes, d’assurer la transparence et de favoriser l’implication tout au long de la démarche.
  • La possibilité pour le pilote de participer occasionnellement aux processus d’apprentissage mis en place, avec les membres du personnel. Cela lui permettra de se rendre compte des réalités vécues en formation et, surtout, de pouvoir mieux anticiper le retour dans le lieu d’accueil suite à la formation (changements de pratiques, risques liés...).

Comment s'outiller pour cette fonction ?

Après avoir reçu un mandat clair et officiel et l’avoir communiqué à l’ensemble du personnel de l’institution, diverses actions peuvent être entreprises :

  • Rassembler l’ensemble des ressources, notamment tous les documents officiels relatifs au lieu d’accueil. Ceux-ci contiennent une foule d’informations utiles pour les différentes étapes de l’élaboration du plan de formation :
    • Le projet d’accueil
    • Le plan d’amélioration de la qualité (PAQ)
    • Le règlement d’ordre intérieur (ROI)
    • Les éventuelles descriptions de fonction et autres révérenciels de compétences (offres d'emploi ? canevas d'évaluation ? ...)
    • Les rapports d’évaluation
    • ...
  • Faire le recueil des outils et des pratiques de gestion de la formation déjà présents au sein du lieu d’accueil. Il s'agit de s'appuyer sur l'existant : existe-t-il une procédure ? Un tableau de bord ? Des archives ? Un dossier informatique ? Un collègue peut-il témoigner ? …
  • Il peut être utile de se former à la fonction de pilote. Des formations de plusieurs jours sur la thématique du plan de formation sont proposées par divers opérateurs. Notreplandeformation.be peut vous accompagner tout au long de la démarche en articulant les différentes étapes et en proposant des outils adaptables à votre réalité de terrain, mais la plateforme ne se substitue pas à une formation complète. 
  • Des ateliers, intervisions et journées d’études sont aussi régulièrement organisés dans le secteur. Ces rencontres permettent d’entendre des témoignages d’autres responsables de la formation et d’avoir un retour sur leurs pratiques. Ils permettent également de découvrir d’autres manières de faire, de connaitre d’autres ressources et bons plans, de réseauter…
  • ...

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[1] Définition issue de la recherche menée par le CFIP pour l’APEF : « Évaluation et valorisation du dispositif de soutien à la fonction de référent formation » (2019)