Le pilote du plan de formation

S'autoévaluer en tant que pilote du plan de formation :

Qui est le·la pilote du plan de formation et quelle est sa place dans le lieu d’accueil  ?

Rôle et mission du·de la pilote :

Le·la pilote du plan de formation a pour mission de stimuler et coordonner les initiatives de formation au sein de sa structure, en intégrant les besoins en compétences individuels, collectifs et institutionnels.
Concrètement, il·elle élabore, en concertation avec les travailleuses et travailleurs, un plan de formation qui identifie :

• Les besoins en compétences.
• Les dispositifs pédagogiques adaptés pour y répondre.

Un rôle plutôt qu’une fonction formalisée :

La fonction de pilote du plan de formation est rarement formalisée dans les lieux d’accueil. Souvent, cette responsabilité est assumée par une personne occupant déjà un autre rôle, comme :

• Directrice,
• Responsable de projet,
• Encadrante psycho-médico-sociale.

Ainsi, le terme "pilote du plan de formation" fait davantage référence à une mission ou une responsabilité qu’à une fonction exclusive. Pour valoriser ce rôle, il est recommandé d’intégrer cette mission dans une description de fonction spécifique.

Compétences essentielles du·de la pilote :

Pour remplir ce rôle efficacement, plusieurs compétences sont nécessaires :

• Planification et conception : élaborer un plan structuré.
• Coordination et communication : favoriser la collaboration et la clarté.
• Gestion de projet : organiser et suivre les actions prévues.
• Analyse et évaluation : identifier les besoins et mesurer les résultats.
• Résolution de problèmes : répondre aux imprévus ou ajuster les priorités.

Ces compétences sont essentielles pour concevoir, mettre en œuvre et évaluer des programmes de formation qui contribuent à la professionnalisation des lieux d’accueil.

Questions à clarifier si la fonction est déléguée :

Si une autre personne que la direction assume le rôle de pilote, il est crucial de définir :

1. La mission et les résultats attendus :

   • Quels objectifs doit-elle atteindre ?
   • Que doit-elle mettre en place pour y parvenir ?

2. Le cadre décisionnel :

   • Quels sont les limites et niveaux de décision ?
   • Quels acteurs sont impliqués (direction, comité de pilotage, délégation syndicale) et quels sont leurs rôles ?

3. Les comptes à rendre :

   • À qui le·la pilote doit-il·elle rendre des comptes ?
   • Quels aspects doivent être validés par d’autres et à quels moments ?

Outils disponibles :

Un tableau récapitulatif des missions et tâches du·de la pilote du plan de formation est disponible dans la section outils, pour vous accompagner dans cette démarche.

Comment créer un contexte favorable pour le pilote du plan de formation ?

Certains facteurs sont indispensables pour légitimer et soutenir la démarche du plan de formation, facilitant ainsi le travail du·de la pilote.

• Le soutien et l’implication de la direction et du Pouvoir Organisateur (ou Conseil d’Administration) dans la démarche, chacun dans son rôle respectif.
• Le soutien opérationnel apporté par un comité de pilotage ou un groupe de travail impliqué et disponible.
• L’affectation d’un temps de travail pour le pilote et la possibilité de se former pour cette fonction. Sans cela, le plan de formation restera un projet "en plus du reste". Cette affectation se formalise logiquement via un avenant au contrat de travail en précisant le volume du temps de travail dédié à cette fonction avec un descriptif de la fonction en annexe.
• Un cadre décisionnel bien défini, où les missions et responsabilités de chaque acteur, ainsi que leurs interactions, sont claires et acceptées par tous.
• Le "mandat" donné au pilote pour gérer l’ensemble des aspects du projet. Cela légitimera son travail (c’est une fonction à part entière !) et facilitera son interaction avec l’équipe. Il est préférable que la personne ait souhaité cette fonction, qu’elle se soit proposée. Par ailleurs, il est indispensable de communiquer explicitement ce mandat à toute l’équipe.
• La concertation sociale: si votre institution dispose d’organes de représentation des travailleurs, la concertation doit être maintenue en veillant à ne pas « vider » ces organes de leurs compétences légales (analyse du plan pluriannuel, prévention des risques socio-professionnels…) via la mise en place du comité de pilotage du plan de formation. La concertation sociale est un réel soutien à la mise en place du plan de formation, il est important de définir un cadre de travail avec des moments de concertation réguliers.
• La communication, dès le lancement du projet « plan de formation », à l’ensemble de l’équipe, en vue d’apaiser les éventuelles craintes, d’assurer la transparence et de favoriser l’implication tout au long de la démarche.
• La possibilité pour le pilote de participer occasionnellement aux processus d’apprentissage mis en place, avec les membres du personnel. Cela lui permettra de se rendre compte des réalités vécues en formation et, surtout, de pouvoir mieux anticiper le retour dans le lieu d’accueil suite à la formation (changements de pratiques, risques liés...).

Comment s'outiller pour cette fonction ?

Après avoir reçu un mandat clair et officiel et l’avoir communiqué à l’ensemble du personnel de l’institution, diverses actions peuvent être entreprises :

• Rassembler l’ensemble des ressources, notamment tous les documents officiels relatifs au lieu d’accueil. Ceux-ci contiennent une foule d’informations utiles pour les différentes étapes de l’élaboration du plan de formation :
  
  • Le projet d’accueil
  • Le plan d’amélioration de la qualité (PAQ)
  • Le règlement d’ordre intérieur (ROI)
  • Les éventuelles descriptions de fonction et autres référentiels de compétences (offres d'emploi ? canevas d'évaluation ? ...)
  • Les rapports d’évaluation
  • ...

• Faire le recueil des outils et des pratiques de gestion de la formation déjà présents au sein du lieu d’accueil. Il s'agit de s'appuyer sur l'existant :
  • existe-t-il une procédure ?
  • Un tableau de bord ?
  • Des archives ?
  • Un dossier informatique ?
  • Un collègue peut-il témoigner ? …
• Se Former à la fonction de Pilote de plan de formation
•  Des formations de plusieurs jours sur la thématique du plan de formation sont proposées par divers opérateurs.

• Notreplandeformation.be peut aussi vous accompagner tout au long de la démarche en articulant les différentes étapes et en proposant des outils adaptables à votre réalité de terrain, mais la plateforme ne se substitue pas à une formation complète.

  Des ateliers, des accompagnements au démarrage, des intervisions et des journées d’études sont également régulièrement organisés dans le secteur. Ces rencontres permettent :

  • D’entendre des témoignages d’autres responsables de la formation et d’avoir un retour sur leurs pratiques.
  • De découvrir d’autres manières de faire, de connaître d’autres ressources et bons plans, et de réseauter.

  N’hésitez pas à vous inscrire à notre newsletter pour rester informé·e, car nous organisons régulièrement des ateliers sur "le plan de formation".

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S'autoévaluer en tant que pilote du plan de formation :

Les missions et tâche du pilote du plan de formation TEst d'autoévaluation pour le pilote du plan de formation

[1] Définition issue de la recherche menée par le CFIP pour l’APEF : « Évaluation et valorisation du dispositif de soutien à la fonction de référent formation » (2019)