Rôles et responsabilités
Déterminer les acteur·ice·s et leurs rôles dans le plan de formation au sein de votre structure :
Ci-dessous une liste de questions pour déterminer ce qui se fait en termes d’apprentissage et qui fait quoi dans la mise en place du plan de formation cela vous permettra d’identifier les personnes à interpeller dans le projet «plan de formation» et de penser les interactions entre elles et avec le reste de l’équipe.
La ou le pilote du plan de formation est invité·e à prendre une posture de facilitateu·rice.
Conseils pour réussir :
› Laisser s'exprimer les attentes et les apports de chacun en termes de temps et compétences
› Identifier les réticences afin d'essayer de les levers pour qu'elles deviennent pas des freins
› Les questions ouvertes mobilise les parties prenantes
› Ajouter d'autres questions si cela vous semble nécessaire
On vous invite à créer un tableau excell, reprenant les questions ci-dessous:
| listes des questions sur les différentes gestion | Qui ? | Rôle |
› Dans les colonnes « qui » et « rôle », nous vous invitons à personnifier le « qui » et à lui indiquer un « rôle » spécifique dans le cadre du plan de formation.
Cependant, il se peut que ce « qui » soit aussi une entité ; un commanditaire peut ainsi être un conseil d’administration.
La case « rôle » sera dans ce cadre non remplie.
Exemple : Le valideur pourra être Mireille X, dont le« rôle » est membre du CA et qui a été mandaté par le CA pour suivre la mise en place du plan de formation
Le soutien au développement des compétences
› Qui accompagne les travailleur·euse·s ?
› Qui est en charge du processus d’évaluation individuel, collectif et/ou par projet, intégrant un questionnement sur les compétences ?
› Qui est en charge du recrutement ? Qui fait le lien entre recrutement et plan de formation ?
› Qui accueille et accompagne les nouveaux et les nouvelles ?
› Qui décide de l’accès à la formation ?
La gestion de la formation
› Un·e référent·e-formation a-t-il·elle été désigné·e ?
› Un groupe de travail a-t-il été mis en place pour soutenir le·la référent·e-formation ?
› Qui compose ce groupe de travail ? Toutes les fonctions de l’institution y sont-elles présentes ?
› Ces rôles ont-ils été communiqués à l’ensemble du personnel ?
› Qui gère la formation au jour le jour dans votre association ?
La « gestion de projet »
› Qui définit la politique de formation, le budget, l’organigramme ?
› Qui est responsable de rédiger la mission de votre association, son plan stratégique, son projet
pédagogique ?
› Qui y participe ?
› Qui peut élaborer les descriptions de fonctions, les référentiels de compétences ?
› Quelqu’un est-il chargé de suivre les évolutions en matière de réglementations ?
› Comment les personnes sont-elles été désignées responsables de ces projets ? Y a-t-il un accès
à un apprentissage à propos de la gestion de projet
› Qui coordonne l’ensemble des projets en cours, dans l’association ?
| Définition | Exemple(s) | |
| Commanditaire(s) | La ou les personnes qui « font la commande » du plan de Formation, qui font la demande expresse d’élaborer un plan de Formation. | Selon la taille et le statut de l’institution, cela peut être le PO, le CA, la direction, le responsable… |
| Valideur(s) | La ou les personnes qui donnent la validation finale du plan de Formation. Il peut s’agir des mêmes personnes que les commanditaires. Une concertation avec les représentants des membres du personnel est vivement conseillée avant de faire valider le plan de Formation. | Selon la taille et le statut de l’institution, cela peut être le PO, le CA, la direction, le responsable… |
| Bénéficiaires | Toutes les personnes qui sont concernées par le plan de Formation, c’est-à-dire l’ensemble des travailleurs, y compris la direction et les membres du PO. | Equipe d’accueillant, équipe d’encadrement, équipe logistique, direction… |
| Participants | Les personnes qui font officiellement partie du comité de pilotage du plan de Formation (sur base d’une élection par exemple) et qui ont un rôle actif dans la construction de celui-ci. | L’assistant social, la référente des puéricultrices, la directrice… |
| Responsable | Le pilote du plan de Formation, qui porte le projet. Dans la plupart des cas, le rôle de pilote est endossé par le directeur ou un responsable de projet. | Le directeur, le responsable de projet, le coordinateur ATL, la psychologue, la directrice… |
| Ressources internes | Moyens qui peuvent être mobilisés à l’intérieur de l’institution pour aider à la création et à la mise en place du plan de Formation. Ces moyens peuvent être humains, matériels, financiers, des compétences, etc. | Les capacités rédactionnelles de l’assistante sociale, la motivation des membres de l’équipe, le canevas du plan de Formation précédent… |
| Ressources externes | Moyens qui peuvent être mobilisés à l’extérieur de l’institution pour aider à la création et à la mise en place du plan de Formation. Ces moyens peuvent être humains, matériels, financiers, des compétences… | Mise à disposition d’une salle par la commune, subside d’un Fonds social, des parents… |
Chacun a aussi son niveaux de responsabilité.
