Organiser les actions formatives

Chaque action formative validée au sein de votre plan de formation peut potentiellement être considérée comme un petit projet à part entière qui nécessite :

• Une organisation logistique propre (timing, ressources humaines, coûts, lieu…)
• Un suivi pour favoriser la mise en œuvre des apprentissages dans les meilleures conditions et faire évoluer les pratiques

Il est donc important de bien préparer chaque étape et de visualiser les points d’attention.

Définir le budget disponible et identifier les éventuelles ressources (financières et autres)

Définir un budget précisément permet de rester pragmatique, à savoir : éviter de dépenser inutilement du temps et de l'énergie dans la recherche ou la conception d’un programme d'actions formatives si aucun budget n’est disponible.

De plus, pour chaque type d'action formative (journée pédagogique, tutorat...), des ressources de tout ordre existent et peuvent être mobilisées. Il est donc utile de les recenser, à deux niveaux :

• Au niveau interne : le PO, du matériel, un collègue, des bénévoles, la direction…
• Au niveau externe : les parents, les enfants, l’ONE, une appel à projet, un subside, une brochure, un espace public communal…

Il est donc important pour le pilote du plan de formation d’avoir une vue concrète sur le budget disponible ainsi que sur les éventuelles pistes de financements extérieurs.

Choisir le(s) prestataire(s) et prendre les contacts utiles

Chaque opérateur/accompagnateur/formateur possède une philosophie et une méthode de travail qui lui est propre. Il est important d’en prendre connaissance au préalable afin de s’assurer que celles-ci conviennent au(x) participant(s) concerné(s).

Il existe deux types principaux d'actions formatives :

• Les actions formatives individuelles
• Les actions formatives collectives

Identifier toutes les personnes concernées par l'action formative

Afin de garantir une organisation optimale de l’action formative, il est important de savoir qui doit être disponible au moment de l’action formative et qui a un rôle spécifique à jouer:

• Les participants à l’action formative qui ont participé à l’identification des besoins et attentes
• Les personnes concernées par l’organisation logistique de l’action formative (direction, pilote du plan de formation, responsables d’équipe, agents administratifs…)
• Les personnes qui s’occuperont du suivi pendant et après l’action formative en vue d’amorcer la mise en œuvre des apprentissages (pilote du plan de formation, responsable…)

Assurer le fonctionnement de l’institution pendant l’action formative

Dans le cas d’inscriptions individuelles à des actions formatives, il est important d’assurer le fonctionnement du service et de l’équipe concernée, notamment via le remplacement de la(des) personne(s) concernée(s).

Les législations sociale et sectorielle constituent une base incontournable pour organiser le départ des travailleurs en formation. L’employeur doit utiliser tous les moyens à sa disposition pour garantir le niveau de personnel requis.

Il existe plusieurs solutions pour assurer la continuité :

• Le Fonds social MAE finance de l’embauche compensatoire pour remplacer le personnel parti en formation
• Prendre des vacataires ou des jobistes pour renforcer l'équipe (en accord avec la continuité du projet d’accueil, des conditions d’encadrement…)
• Utiliser le Congé Education Payé (CEP) [1] : l'employeur peut obtenir le remboursement partiel de la rémunération du travailleur en formation et consacrer ce financement à son remplacement temporaire. Pour ce faire, un formulaire doit être introduit avant le début de la formation et être envoyée par la poste au Président de la CP 332.
• Faire appel aux services de remplacement si présents dans votre région
• Si le cadre légal le permet : fermer l’institution pour une formation collective sur site ou une journée pédagogique

Dites-vous que le plus important est d'anticiper !

• Les travailleurs participants seront-ils (tous) bien disponibles le jour de la formation (vacances, crédit-temps, maladie…)? Sinon, comment s'organiser ?
• Les travailleurs participants ont-ils bien reçu toutes les informations nécessaires pour s’organiser? Comment le vérifier ? 
• Les parents ont-ils été informés suffisamment à l'avance?

Communiquer auprès des divers intervenants

Lorsque tous les détails logistiques de la formation sont organisés, pour éviter tout malentendu, communiquez les informations nécessaires aux divers personnes concernées de près ou de loin par l'action formative :

• Au(x) participant(s) de l’action formative dans un délai raisonnable avant le premier jour de la formation. Prévenez-les également de ce qui est prévu et attendu d’eux après la formation : réception des documents administratifs, évaluation de la formation en entretien, partage en équipe,…
• Aux autres professionnels liés à l’institution : écoles, services sociaux, agents communaux…
• Aux bénéficiaires lorsque nécessaire : si le lieu d’accueil doit fermer, les parents doivent pouvoir anticiper et s’organiser de leur côté.

Le mieux est de donner la même information à tout le monde en même temps via les canaux de communication adaptés : mails, communication en réunion d’équipe, feuille de bord affichée dans le lieu d’accueil, téléphone…

Télécharger l'outil "Établir un plan de communication"

[1] Notez que les réglementations en vigueur sont propres à chaque secteur.