Etablir un plan de communication
- Étape concernée ? Communication
- Quand l’utiliser ? Dès qu’il faut informer les acteurs de l’institution (travailleurs, bénéficiaires...) sur le projet plan de formation
- Pour qui ? Le pilote du plan de formation
- Quel format ? Canevas
Objectifs de cet outil ?
- Permettre l’élaboration d’un plan de communication global
- Disposer d’un document transférable et consultable par tous les acteurs impliqués
Comment l’utiliser ?
La communication autour du plan de formation est cruciale pour la réussite du projet et sa continuité. Le volet communicationnel est toutefois complexe car multidimensionnel : il concerne différentes étapes, différents acteurs, différents canaux, différents processus.
Cet outil vous permet de décortiquer tout ce qui touche à la communication, au sens large : ce qui fait lien entre le moteur de plan de formation (le pilote, le comité de pilotage, la direction…) et le reste des personnes impliquées (travailleurs, responsables, délégation syndicale, parents, stagiaires, coordination…).
Il va de soi que la complexité et l’importance du plan de communication varie fortement en fonction de la taille des institutions : une crèche de 10 ou de 50 travailleurs n’auront pas les mêmes besoins et les mêmes canaux de communication.
Nous vous proposons de remplir le canevas ci-dessous en commençant par lister les différentes étapes de votre plan de formation et les acteurs qui y sont liés. Pour chaque étape et acteur, identifiez :
- Ce que vous allez communiquer/demander/proposer et pourquoi ?
- Comment vous allez le communiquer : informer ? Demander un avis ? Créer une réponse collective ?
- Quelle sera la mise en action, qui en aura la charge et quand exactement ?
L’outil propose d’abord un exemple de plan de communication partiellement rempli, afin de vous guider. L’exemple est bien à titre informatif et non exhaustif. Un canevas vierge le suit pour offrir un support préconçu pour votre propre plan de communication.
Conseils pour réussir
- Utiliser les canaux institutionnels à votre disposition : existe-t-il un espace dans lequel tous les nouveaux projets sont présentés ? Profiter de celui-ci pour établir un premier lien entre le projet et les membres de l’institution.
- Aller dans le détail : plus le plan de communication sera clair et complet, plus la communication et les responsabilités seront fluides tout au long du projet.
- Soyez créatif : des canaux de communication alternatifs (réseaux sociaux ? Drink de célébration ?...) peuvent être exploités en parallèle des canaux dits "classiques" (mails, salle de réunion, courrier postal…).
Et après ?
- Ce plan de communication peut être intégré au calendrier global de votre plan de formation.
- Gardez toute documentation produite via votre plan de communication (photos, graphiques…), cela vous permettra d’avoir une vision de la construction du projet au fur et à mesure.