Rédiger son plan de formation
Le plan de formation: un document formel, légitime et facilement communicable
L’ensemble des éléments relatifs à la "démarche plan de formation" doivent idéalement être rassemblés dans un document formel : le plan de formation. Ces éléments sont les productions de chacune des 10 étapes du projet et du processus : objectifs ciblés, casting établi, budget déterminé, besoins identifiés, méthodologies appliquées, compétences développées...
Comment et pourquoi rédiger son plan de formation ?
Le plan de formation est un document officiel qui a une place institutionnelle, au même titre que le projet d’accueil, et doit donc être formalisé afin d’être communiqué de la même façon à l’ensemble du personnel et éventuellement en externe (vers l'ONE notamment).
Il s‘agit d’expliciter clairement toute la démarche mise en place au sein de l’institution. Ce document deviendra la référence sur laquelle l’ensemble du personnel pourra s’appuyer pour s’organiser et fonctionner collectivement.
Le plan de formation doit donc être accessible et doit pouvoir être manipulé par tous au sein du lieu d’accueil (pas de langage codé, une table des matières claire, pas de données sensibles…).
Le pilote du plan de formation est le « rédacteur en chef » de ce document. Il sera responsable de sa mise à jour continue et veillera à sa clarté et à son exhaustivité.
Quel format privilégier ?
La manière de présenter le document est tout à fait libre. Un document de type « textuel » est le plus courant mais laissez libre cours à votre créativité et à optez pour un mode de présentation qui s’inscrive dans la « culture communication » de votre institution.
Vous pouvez par exemple créer un document divisé en 10 points, à savoir les 10 étapes de la démarche plan de formation telles que proposée sur cette plateforme.
Inutile de rédiger des centaines de pages. Tâchez d’être synthétique dans votre manière d’écrire et de présenter les choses. L’objectif est que chacun puisse prendre connaissance de la démarche, sans pour autant en connaître les moindres détails !
Nous vous conseillons de développer deux formats :
- Formel : intégrant tous les éléments « officiels » et qui pourra servir « d’archive institutionnelle »
- Mobilisateur : réalisé avec des membres du comité de pilotage, voire avec la ou les équipes lorsque possible (grands panneaux imagés, petites capsules vidéos, présentation Powerpoint…) afin de toucher tous les travailleurs. Variez les éléments intégrés au contenu : parties textuelles, tableaux de synthèse, images…
Certains outils proposés sur cette plateforme, par exemple l’outil « Tableau récapitulatif des besoins et plan d’actions » peuvent être joints à votre document.
Que faut-il intégrer dans un tel document ?
Le plan de formation doit contenir les différents éléments relatifs à la gestion du projet d’une part (cadre décisionnel, objectifs, planning…) et au processus formatif d’autre part (besoins identifiés, plan d’actions…).
Une série d’éléments sont importants à inclure :
- Une photographie des pratiques (de gestion de la formation et d’accueil)
- Les acteurs impliqués ainsi que leurs rôles et responsabilités dans la démarche
- Les objectifs et priorités du plan de formation et les raisons de ces choix
- Le budget prévu
- Le calendrier et les moments clés du projet (les réunions du groupe de pilotage, les réunions d’équipe, les moments de concertation…)
- La méthodologie utilisée pour identifier les besoins individuels, collectifs et institutionnels
- Les besoins en compétences identifiés
- Le plan d’actions et les modalités de formation choisies
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