Définir son budget et identifier les ressources

Comment définir son budget et identifier les ressources disponible pour son plan de formation ?

Pourquoi définir un budget ?

Définir un budget précisément permet de cadrer le projet et de rester pragmatique :

  • Dans le choix des actions formatives : quel type d'opérateur ? quel type de modalité ? Évitez de dépenser inutilement du temps et de l'énergie dans la recherche ou la conception d’un programme d'actions formatives si aucun budget n’est disponible.
  • Dans la gestion opérationnelle : un temps de travail spécifique est-il alloué spécifiquement ?
  • Dans la segmentation par année : le budget est-il établi sur un, deux, trois ou cinq ans ? Le budget est-il cloisonné ? Peut-il être transféré d'une année à l'autre si pas 100% utilisé ?
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    Ce cadre budgétaire est évidemment à relier directement au calendrier / planning : quel est le temps disponible pour opérationnaliser le projet et pour mettre en œuvre les diverses actions formatives ?

Le budget prévisionnel

Calculer son budgetLe "budget prévisionnel" est un document comptable établi à l’avance afin de prévoir le budget à envisager pour une période déterminée à venir (exemple : une année).

Ce document va donc reprendre toutes les rentrées (budget dégagé et éventuels subsides) ainsi que les dépenses prévues (coûts liés à la formation). Un budget prévisionnel est un outil de pilotage et de suivi qui permet de garder un œil sur les dépenses et d’apporter des ajustements au budget si nécessaires.

Il est conseillé d'éviter allouer tout le budget disponible au plan de formation initial, et de garder une partie pour des besoins qui surviendraient en cours de route et qui n’étaient pas prévus (exemples : suite à l’arrivée d’un nouveau membre dans l’équipe, suite à un changement de légalisation, suite à l’arrivée d’un enfant avec des besoins spécifiques…).


Les ressources disponibles

En parallèle, pour établir son budget formation, il est nécessaire de faire le point sur les ressources disponibles. Les aides financières ne constituent pas l’unique possibilité, d’autres soutiens existent également : prêt/don de matériel, mise à disposition de locaux, partenariat, expertise…

 Il est donc utile de les recenser, à deux niveaux :

  • Au niveau interne : le PO, du matériel, un collègue, des bénévoles, la direction…
  • Au niveau externe : les parents, les enfants, l’ONE, une appel à projet, un subside, une brochure, un espace public communal…

Exemples :

  • Une bibliothèque met des contes à disposition. Bien que ça ne soutienne pas la formation en tant que telle, cette aide permettra de mettre en place un objectif collectif ou individuel autour de la lecture de contes.
  • Une crèche qui a développé un projet intergénérationnel avec une maison de repos accueille durant plusieurs après-midi des puéricultrices d’une autre crèche qui envisage de mettre en place un projet similaire.
  • Un lieu d’accueil veut créer un espace vert avec un potager. Il fait appel à l’éco-conseiller communal et se met en contact avec une autre institution qui a déjà mis en place ce projet avec succès
  • Un SASPE souhaite améliorer l’accueil des stagiaires et consulte différents documents sur le site tutorats.org (témoignages écrits et vidéos, conseils et outils) et en discute en réunion d’équipe.
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Quelques pistes : 

  • L'ONE
  • Le Fonds MAE
  • Le Fonds 4S
  • Le Fonds ISAJH
  • Le CRF
  • L'ERAP
  • L'UVCB
  • L'UVCW
  • L'Ecole Provinciale d'Administration
  • Les Fondations
  • Les Clubs services
  • Les appels à projet (fédéral, communal, européen, local...)
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NDLR : il vous sera prochainement possible de vous créer un compte en ligne et d'utiliser un outil dédié pour effectuer le suivi du "budget formation » au fur et à mesure de l’année et calculer le nombre d’heures de formation suivies pour chaque membre du personnel.