Communiquer autour du plan de formation

Comment, à qui et pourquoi communiquer lorsqu'on pilote un plan de formation

Quand communiquer, à qui et pourquoi ?

La communication autour du plan de formation est cruciale pour que l’ensemble du personnel adhère au projet. Elle doit donc se réfléchir en amont et se faire dès le commencement du projet puis tout au long de celui-ci, particulièrement lors des moments-clés (exemple : la validation du plan de formation).

Communiquer autour du plan de formationCommuniquer permettra notamment de :

  • Informer les membres du personnel du travail réalisé autour du plan de formation, à chaque étape du processus
  • Établir des échanges entre tous les acteurs et niveaux hiérarchiques au sein de l’institution, ainsi qu’avec les représentants des travailleurs
  • Assurer la transparence de l’information
  • Maintenir l’implication de tous dans la démarche, en récoltant les retours et potentiels questionnements de tous les acteurs de l’institution

La communication autour du plan de formation doit se faire vers tous les acteurs liés à l’institution, mais probablement pas au même moment, ni à la même fréquence, ni de la même manière. 

Une des premières étapes dans votre plan de formation consistera donc à identifier les différentes étapes du plan de formation ainsi que les différents acteurs impliqués. Pour chaque étape, il sera nécessaire de définir vers qui communiquer, quoi et comment le faire.

Comment communiquer ? 

Tous les acteurs ne sont pas impliqués de la même manière et n’ont pas le même "degré d’autorité" sur les décisions et orientations : la délégation syndicale, les responsables d’équipes et les travailleurs n’ont pas les mêmes rôles et responsabilités dans le projet.

On distingue quatre façons de communiquer, et d’impliquer les différents acteurs :

  • Informer : on transfère l’information mais la personne qui la reçoit n’a pas de pouvoir d’action

Exemple : la direction informe les travailleurs qu’un plan de formation va être mis en place.

  • Consulter : on demande un avis sur une question, une décision. La personne qui consulte n’a toutefois aucune obligation de tenir compte de cet avis

Exemple : la direction demande aux responsables et aux travailleurs quels devraient être les objectifs du plan de formation. C’est toutefois lui qui prendra la décision unilatéralement.

  • Concerter : ensemble, un groupe créé le contenu, décide. Si ce groupe ne parvient pas à se mettre d’accord, la décision finale revient tout de même à une seule personne ou une seule entité.

Exemple : l’ensemble du personnel décide collectivement des méthodes pour identifier les besoins individuels et collectifs. Le pilote du plan de formation a toutefois le dernier mot.

  • Co-construire : le contenu se construit collectivement.

Exemple : chaque équipe décide quelles actions formatives elle veut prioriser et chacun est entendu et respecté.

En plus des rôles et des responsabilités, la manière de communiquer dépendra également de la culture de l’institution et de ses habitudes. Une structure qui n’a pas l’habitude de se réunir et de créer des contenus collectivement aura par exemple plus de mal à mettre en place des processus de co-construction.

Respectez vos réalités et prenez le temps de considérer ce qui sera le plus susceptible de favoriser l’adhésion.

Quelques conseils

  • Planifiez et préparez de manière précise votre communication pour chaque étape du projet
  • Communiquez régulièrement avec les organes de concertation intégrés à votre structure le cas échéant. Ceux-ci peuvent assurer un rôle de relais informationnel :
    • Conseil d’Entreprise (CE)
    • Comité pour la Prévention et la Protection au Travail (CPPT)
    • Délégation Syndicale (DS)
  • Pensez aux parents : les informer et les convaincre des avantages d’une culture formation au sein du lieu d’accueil favorisera l’opérationnalisation du plan de formation.
  • Soyez à l’écoute des réactions, des questions, des avis et conseils formulés par les acteurs impliqués.
  • Communiquez régulièrement mais faites attention à ne pas noyer d’informations les différents acteurs.
  • Soyez créatif mais utilisez aussi les canaux institutionnels classiques. Il existe un espace dans lequel tous les nouveaux projets sont présentés ? Profitez-en pour y présenter le plan de formation.
  • Communiquez aussi sur les résultats, surtout s’ils sont positifs.

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