Identifiez les acteurs clés
Quel·le·s sont les acteur·ice·s impliqué·e·s dans la "démarche plan de formation" ?
Un plan de formation représente une démarche collective au sein du lieu d’accueil. Chacun est concerné et impliqué à son niveau, mais tout le monde ne fait pas tout : il est important, dès le démarrage, de connaître le rôle et la place de chacun dans le projet.
Nous vous proposons ci-dessous une liste (non exhaustive) des acteurs pouvant être associés à votre démarche « plan de formation ». Ces acteurs à identifier peuvent différer selon votre milieu d’accueil et votre réalité de terrain (secteur, taille du milieu d’accueil…) et peuvent être impliqués différemment en fonction de leur niveau de responsabilité dans la démarche.
Le comité de pilotage du plan de formation
Dans un lieu d’accueil de grande taille, il sera impossible d’impliquer chaque membre du personnel dans la construction et le suivi du plan de formation. Le comité de pilotage est donc un groupe de travail composé de travailleurs représentatifs du lieu d’accueil (fonctions, âges, profils divers et variés).
C’est la cheville ouvrière du plan de formation. Le comité de pilotage doit idéalement être formé dès le lancement du projet plan de formation et participer à l’élaboration du plan pour, ensuite, l’opérationnaliser.
Le comité de pilotage doit être organisé en étroite collaboration avec les organes de concertation sociale le cas échéant. Des moments de concertation réguliers seront un réel soutien à la mise en place d’un cadre de travail où certaines compétences légales inhérentes à la mise en place d’un plan de formation doivent être concertées.
Le pilote du plan de formation
Le pilote du plan de formation (aussi appelé "Responsable de la formation" ou "Référent formation" ou ) est la personne qui porte le projet plan de formation. En tant que moteur, il accompagne et soutient la mise en place du projet d’accueil et les changements de pratiques dans le lieu d’accueil. Dans la plupart des cas, le rôle de pilote du plan de formation est endossé par la direction, un responsable de projet ou un membre du personnel d'encadrement.
Il joue un rôle clé dans la planification, la coordination et la mise en œuvre du plan de formation. Il propose et suit de l'analyse des besoins de formation, de la sélection des formateurs, de la coordination de la logistique et de l'évaluation de l'efficacité de la formation.
Le Pouvoir Organisateur (PO) ou le Conseil d'Administration (CA)
Le Pouvoir organisateur est chargé de la gouvernance du milieu d’accueil. Ses décisions portent sur la stratégie du milieu d’accueil ainsi que sur les conditions nécessaires et utiles aux travailleurs pour la réalisation de l’objet social de l’institution.
Le PO (ou le CA) porte la responsabilité de la mise en place du plan de formation mais peut déléguer l’opérationnalisation à autrui : le pilote du plan de formation (il s’agira la plupart du temps de la direction).
Les membres du PO ou du CA sont également à intégrer en tant que « bénéficiaires » dans la logique du plan de formation.
La direction
La direction est responsable de la définition des objectifs de l'entreprise et des priorités de formation, et elle doit approuver et soutenir le plan de formation.
Elle est chargée de mettre en pratique, d’opérationnaliser les décisions prises par le PO et le CA. Et donc de la mise en place du plan de formation et de son suivi.
Les responsables d'équipe, le personnel d'encadrement
Ils participent à l’identification des défis de l’institution, la mise à jour du projet d’accueil et des besoins en compétences qui en découlent. Ils accompagnent les changements au sein du lieu d’accueil et le personnel dans la démarche de formation (avant, pendant et après les actions formatives).
L'équipe
Les employé·es sont les principaux bénéficiaires du plan de formation. Ils doivent donc participer activement à sa construction, mettre en pratique les connaissances acquises et fournir des commentaires sur la qualité de la formation.
Il est important que le comité de pilotage pour les grandes équipes soit composé d'au moins d'un membre de l'équipe par fonction afin de représenter cette fonction. Et dans l'idéal que les membres participants soient nouveaux et anciens dans la structure.
Leur implication dans le processus est facteur de réussite. Ils sont concertés ou consultés dans la démarche et seront bénéficiaires du plan de formation mis en place.
Les organes de concertation sociale
Il s’agit, selon les cas :
- de la Délégation Syndicale (DS)
- du Conseil d’Entreprise (CE)
- du Comité pour la Prévention et la Protection au Travail (CPPT)
S’ils sont présents dans le lieu d’accueil, ils peuvent accompagner la mise en place du projet et sont concertés lors de la validation du plan.
Les partenaires extérieurs à la structure :
Les Agents de l'ONE :
La Coordination ATL (secteur public)
La Coordination ATL a notamment pour mission d’accompagner les opérateurs de l’accueil du territoire communal concerné dans le développement de la qualité de l’accueil. Il peut, à cet égard, avoir une implication dans la mise en place du plan de formation des opérateurs communaux (soit par lieu d'accueil soit pour tous les lieux d’accueil situés sur le territoire communal).
L'agent conseil ONE
L’agent conseil a notamment pour mission d’encourager le processus de formation continue des (co-)accueillantes indépendantes. Il peut, à cet égard, fournir un avis et des conseils en matière de formation dans un principe d’amélioration de la qualité de l’accueil.
La Coordination accueil
Le coordinateur accueil (CAL) de l’ONE a notamment pour mission d’accompagner et d’évaluer les lieux d’accueil dans leur démarche d’amélioration de la qualité. Il participe à l’identification d’objectifs de développement pour l’institution et son personnel avec le responsable. Il peut donc être une ressource utile dans la mise en place du plan de formation de la structure.
Accompagnateur :
Dans certains cas, les organisations peuvent faire appel à des partenaires externes pour concevoir le plan de formaiton. Ces partenaires peuvent être des consultants, des formateurs indépendants.
Il est important ensuite de définir les rôles et les responsabilités de chacun.
