L'entretien d'évolution - Conclusions

• Étapes concernées ?
  • Identification des besoins
  • Intégration dans les pratiques
• Quand l’utiliser ?
  • Pour identifier les besoins en compétences
  • Pour favoriser l’intégration dans les pratiques
• Pour qui ? Le responsable
• Quel format ? Modèle

Objectifs de cet outil :

• Comprendre les objectifs de l’entretien d’évolution
• Comprendre l’intérêt du cycle d’entretien d’évolution pour le responsable et le travailleur
• Préparer son entretien en tant que responsable et travailleur

Comment l’utiliser ?

L’entretien d’évolution (aussi appelé "entretien de fonction", "entretien de fonctionnement"...) implique deux parties prenantes : le travailleur et le responsable. Cet outil décliné en deux parties (une pour chaque acteur) n'est à compléter ici que pour le responsable. Nous vous invitons à transmettre les questions de préparation à vos travailleurs via le PDF disponible au téléchargement ici.  Les travailleurs peuvent également se rendre sur Moncarnetdebord.be pour trouver un canevas de préparation à cet entretien.

Qu’est-ce qu’un entretien d’évolution ?

Un entretien d’évolution n’est pas une évaluation, mais un moment d’échange bienveillant et constructif entre un professionnel et son responsable (d’équipe ou de formation) qui permet aux deux parties d’échanger sur les objectifs, projets, missions et éventuelles difficultés du professionnel dans le cadre de son travail.

Ce que chacun en retire :

Quel déroulé pour l’entretien ?

L’entretien en tant que tel se déroule en plusieurs étapes :

1. Le responsable introduit l’entretien en rappelle le cadre, les objectifs et l’état des lieux
2. Chaque partie communique ce qu’elle a préparé en amont : le feedback, les demandes, les besoins, les éventuelles informations à faire passer.
3. Les deux parties élabore un document commun : les conclusions de l’entretien. Que retient-on ? Quelles actions sont envisagées ? Quelle temporalité ?
4. Terminer l’entretien par une « météo intérieure » : comment le travailleur se sent-il suite à cet entretien ? Quelles sont les impressions de part et d’autre ?

Comment préparer l’entretien d’évolution ?

La préparation de l’entretien est cruciale non seulement pour le bon déroulement de l’entrevue, mais aussi pour s’assurer que toutes les éléments importants auront été dit.

L’entretien d’évolution ne vise pas à émettre un jugement, mais à proposer un feedback constructif aux membres du personnel et à pointer les améliorations à apporter aux tâches, à la collaboration au sein de l’équipe, aux conditions de travail ou aux compétences disponibles.

Faire un état de lieux

Prenez le temps de faire le point sur la situation du travailleur que vous allez rencontrer et de vous remémorer ce qui avait été décidé/discuté lors des rencontres précédentes (entretien d’évolution ou réunion de suivi plus informelles).

Reprenez pour cela la partie commune de l’entretien précédent, si vous en disposez.

• Quelles compétences le travailleur est-il censé maitriser sur base de sa description de fonction et sur base des différents projets en cours/à venir ? Quels indicateurs, quels critères observables ont été définis ?
• Quels besoins ont déjà été évoqué lors du dernier entretien (ou éventuellement lors de la prise de fonction s’il s’agit d’un nouveau travailleur)? Quels objectifs avaient été fixés ?
• Quel plan d’action avait été établi lors du dernier entretien ? Des actions formatives devaient-elles avoir lieu ? Un suivi de ces actions a-t-il été organisé ? De quelles ressources disposait le travailleur ?
• Sur base de ce qui a été observé, le plan d’action a-t-il été mis en œuvre ? Les objectifs ont-ils été atteints ?

1. Préparer le feedback

• Qu’est ce qui a été réalisé dans la période écoulée ?
• Quel sont les points positifs à retenir - au niveau du travail en équipe, du travail dans l’organisation, de la collaboration avec le n+1, des résultats du travailleur, des projets qu’il a menés, des compétences qu’il a mis en œuvre… ?
• Qu’y a-t-il encore à améliorer ? Quels sont les points faibles - au niveau du travail en équipe, du travail dans l’organisation, de la collaboration avec le n+1, des résultats du travailleur, des projets qu’il a menés, des indicateurs de compétences qui n’ont pas été observés ?
• Que mettre en place pour que ce qui n’a pas pu être réalisé le soit ?

2. Préparer les éléments à communiquer

• Y a-t-il des annonces à faire sur l’évolution de la fonction, des projets? Des changements dans la structure ou l’équipe nécessiteront-ils des adaptations ou des nouvelles compétences ?
• Y a-t-il des choses des messages/questions/demandes à faire passer pendant l’entretien ?

Conseils pour réussir

• Arriver bien préparé en ayant fait le point sur la période écoulée afin d’être en mesure de répondre aux différentes questions du travailleur
• Prévoir suffisamment de temps et choisir un endroit sécurisant sans risque d’interruption
• Prendre le temps avant d’aborder les sujets délicats. Prendre le temps d’introduire l’entretien, de rappeler le cadre, de mettre le travailleur en confiance
• Parler en termes de faits observables et non de jugements ou d’impressions. Éviter les termes accusateurs et éviter de parler en « tu ».
• Laisser du temps de parole au travailleur et être dans une posture d’écoute active
• Éviter les comparaisons avec des tiers
• Équilibrer le feedback positif et négatif. Pour un feedback négatif, au moins deux positifs !
• Être concret et identifier les pistes d’amélioration

Et après ?

• Transmettre les conclusions à la direction le cas échéant
• Fixer le prochain entretien
• Transmettre les demandes au responsable de la formation (le travailleur peut le faire aussi)
• Mettre en place le plan d’actions et s’assurer que les ressources soient disponibles

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